Постановление Администрации Хвойнинского муниципального района от 25.02.2013 N 154 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"

АДМИНИСТРАЦИЯ ХВОЙНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 февраля 2013 г. № 154

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО
ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОФОРМЛЕНИЕ И ВЫДАЧА
АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" Администрация Хвойнинского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".

2. Считать утратившими силу постановления Администрации Хвойнинского муниципального района от 21.12.2011 № 811, от 10.05.2012 № 327.

3. Опубликовать постановление в газете "Новая жизнь", разместить на сайте Хвойнинского муниципального района.

Глава района
И.А.ВИНОГРАДОВ





Утвержден
постановлением
Администрации муниципального района
от 25.02.2013 № 154

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОФОРМЛЕНИЕ И ВЫДАЧА
АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ"

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муниципальной услуги по предоставлению архивных документов для пользователей архивным отделом (далее - муниципальная услуга), создания комфортных условий для получателей муниципальной услуги (далее - пользователи) и определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) Администрации Хвойнинского муниципального района (далее - Администрация) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Наименование органа местного самоуправления,
предоставляющего муниципальную услугу

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляет Администрация муниципального района.
Непосредственными исполнителями предоставления муниципальной услуги являются специалисты архивного отдела Администрации муниципального района (далее - архивный отдел).
1.2.2. В процессе предоставления муниципальной услуги архивный отдел взаимодействует с:
органами государственной власти;
органами местного самоуправления;
юридическими и физическими лицами.

1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие
предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникация Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ "Об архивном деле Новгородской области";
иными федеральными законами, соглашениями федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти Новгородской области, другими областными законами, а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области и Хвойнинского муниципального района.

1.4. Результат предоставления муниципальной услуги

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является выдача следующих документов:
копии архивных документов и фотодокументов по теме исследования;
выписки из архивных документов;
информация, в том числе в письменном виде, об отсутствии запрашиваемых сведений либо об отказе по причине существующих ограничений на выдачу и копирование документов по теме исследования.

1.5. Описание пользователей

Заявителями муниципальной услуги являются граждане, органы власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения, обратившиеся в орган, предоставляющий муниципальную услугу, с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме (далее - пользователь).

1.6. Особенности предоставления муниципальной услуги на базе
многофункционального центра предоставления государственных и
муниципальных услуг

Административные действия специалиста архивного отдела, предусматривающие прием и выдачу готовых документов, могут выполняться на базе многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг на основании подписанных соглашений между Администрацией муниципального района и МФЦ.

2. Требования о порядке предоставления муниципальной услуги

2.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги представляется:
при личном обращении непосредственно специалистами архивного отдела;
с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;
посредством размещения в информационных системах общего пользования, в том числе на официальном сайте Хвойнинского муниципального района в сети Интернет: www.khvoinaya.ru;
с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (http://www.gosuslugi.ru);
с использованием информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области" (http://pgu.nov.ru);
через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - Многофункциональный центр).
2.1.1. Местонахождение Администрации Хвойнинского муниципального района (далее - Администрация муниципального района): ул. Красноармейская, д. 11, р.п. Хвойная, Новгородская область.
2.1.2. График (режим) приема заинтересованных лиц по вопросам предоставления муниципальной услуги специалистами архивного отдела:
время приема пользователей для работы в рабочей комнате кабинета архива:
понедельник - пятница с 9.00 до 13.00, перерыв на обед - с 13.00 до 14.00;
суббота: выходной;
воскресенье: выходной.
2.1.3. Почтовый адрес для направления документов и обращений в адрес Администрации: ул. Красноармейская, д. 11, каб. № 6, р.п. Хвойная, Новгородская область, 174580.
Телефоны/факсы: для справок о порядке предоставления муниципальной услуги 8(81667)50-578, для направления обращений факсимильной связью: 8(81667)50-254.
Адрес электронной почты для направления обращений: admin_xv@mail.ru.
2.1.4. Местонахождение Многофункционального центра: 174580, Советская ул., д. 10, р.п. Хвойная, Новгородская область, Российская Федерация.
Почтовый адрес: 174580, Советская ул., д. 10, р.п. Хвойная, Новгородская область, Российская Федерация.
График (режим) приема заинтересованных лиц по вопросам предоставления Муниципальной услуги специалистами МФЦ:

понедельник
выходной
вторник
8.00 - 17.30, перерыв 13.00 - 14.00
среда
8.00 - 17.30, перерыв 13.00 - 14.00
четверг
8.00 - 17.30, перерыв 13.00 - 14.00
пятница
8.00 - 17.30, перерыв 13.00 - 14.00
суббота
8.00 - 15.00, без обеда
воскресенье
выходной.

Телефон/факс для справок о порядке предоставления муниципальной услуги, для направления обращений факсимильной связью: 8(81667)5-06-22.
Адрес электронной почты для направления обращений: mfc_hvoinaya@mail.ru.

2.1.6. Порядок проведения специалистами архивного отдела консультаций по вопросам предоставления муниципальной услуги представлен в пункте 2.7 настоящего регламента.
2.1.7. Пользователи, направившие в архивный отдел документы для предоставления муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются специалистами архивного отдела по вопросам, указанным в пункте 2.7.2 настоящего регламента.

2.1.8. В любое время с момента приема документов, указанных в пункте 2.2.2 настоящего административного регламента, пользователь имеет право на получение сведений о прохождении процедуры предоставления муниципальной услуги при помощи телефона или посредством личного посещения архивного отдела.

2.2. Показатель доступности и качества муниципальной услуги

К показателям доступности и качества муниципальной услуги относятся:
наличие доступа заявителя к информации по вопросам исполнения муниципальной услуги в местах ее размещения, предусмотренных административным регламентом;
получение заявителем информации по вопросам выполнения муниципальной услуги в сроки, установленные административным регламентом;
исполнение специалистами архивного отдела процедур в сроки, установленные административным регламентом;
правильное и грамотное оформление специалистами отдела документов, являющихся результатом выполнения муниципальной услуги.

2.3. Перечень документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги

2.3.1. Основанием для рассмотрения вопроса о предоставлении муниципальной услуги лицам, указанным в пункте 1.5 настоящего Административного регламента, является личное обращение (заявление) заявителя, выраженное в устной, письменной или электронной форме.
2.3.2. Для принятия решения о предоставлении муниципальной услуги в архивном отделе пользователем представляются следующие документы:
а) для физического лица:
заявление, где должны быть указаны сведения, необходимые для его заполнения:
изложение существа обращения;
фамилия, имя, отчество пользователя;
год рождения пользователя;
адрес регистрации по месту жительства;
контактный телефон, дата отправления письма;
подпись пользователя (приложение № 1 к настоящему административному регламенту - не приводится);
б) для юридического лица:
письмо, где должны быть указаны:
изложение существа запроса;
наименование организации;
юридический и почтовый адрес;
контактный телефон, дата отправления письма;
фамилия, имя, отчество исполнителя (приложение № 2 к настоящему административному регламенту - не приводится).
2.3.3. По своему желанию пользователь дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.
2.3.4. Архивный отдел не вправе требовать от пользователя предоставления документов, не предусмотренных настоящим административным регламентом.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом, направляется на исполнение непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам или печатным документам, относящимся к предмету запроса.
2.4.1. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя или пользователю дается соответствующая рекомендация.
2.4.2. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ним сроки.
2.4.3. Генеалогический запрос пользователя исполняется в порядке платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале (рабочей комнате) архива.
2.4.4. Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения по НСА архива - не более 15 дней с момента его регистрации.
2.4.5. Сроки представления архивных документов для пользователей в читальном зале (рабочей комнате) архива не должны превышать трех рабочих дней со дня оформления отказа.
2.4.6. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей выдаются пользователям в день заказа.
2.4.7. Срок пользования делами в рабочем кабинете - один календарный месяц.
2.4.8. Продление сроков пользования делами по необходимости согласуются с заведующей отделом.

2.5. Перечень оснований для приостановления либо отказа
в предоставлении муниципальной услуги

2.5.1. Основаниями для приостановления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
отсутствие документов в муниципальном архиве по запрашиваемой тематике;
неудовлетворительное физическое состояние архивных документов, не имеющих копии в фонде пользования (для использования в рабочем кабинете отдела);
ограничение на использование документов, содержащих персональные сведения;
необходимость выполнения служебных заданий специалистами архивного отдела (научно-справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и местного самоуправления, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, копирование архивных документов и др.);
выдача дел и архивных документов во временное пользование другим организациям;
экспонирование заказанных материалов на выставке;
в рабочий кабинет отдела не выдаются дела (архивные документы), не прошедшие научного описания и технической обработки;
непредставление документов, указанных в пункте 2.3.2 настоящего административного регламента;
при поступлении в архивный отдел запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, в течение 10 (десяти дней) с момента их регистрации они возвращаются пользователям с сообщением об уточнении или дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями или документами.
2.5.2. Перечень оснований для отказа в приеме документов по оказанию муниципальной услуги:
наличие в представленных документах исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;
отсутствие у пользователя документально, подтверждающих прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
отсутствие у пользователя необходимых сведений для проведения поисковых работ;
не принимаются к рассмотрению личные заявления и письма пользователей, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.6. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Требования к размещению и оформлению помещений.
Помещение архивного отдела должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03" и "Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. СанПин 2.2.1/2.1.1.1278-03":
рабочее место специалиста, обслуживающего пользователя в рабочем кабинете, должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалам, позволяющим своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги.
2.6.2. Требования к оборудованию мест ожидания:
для ожидания приема пользователям отводятся специальные места, оборудованные стульями или скамьями, столами для возможности оформления личного заявления пользователя. В местах ожидания приема пользователей на столах должны быть письменные принадлежности для возможности оформления личных заявлений.
2.6.3. Требования к оформлению входа в рабочий кабинет:
рабочий кабинет должен быть оборудован входом для свободного доступа пользователей в помещение, вывеской, содержащей информацию о наименовании и графике (режиме) работы.
2.6.4. Требования к местам для информирования пользователей, получения информации и заполнения необходимых документов:
на информационных стендах, размещаемых в местах приема личных заявлений пользователей рабочим кабинетом и выдачи информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, содержится следующая информация:
график (режим) работы, номера телефонов архивного отдела;
график приема заявлений специалистами отдела;
наименование муниципальной услуги;
порядок оказания муниципальной услуги;
блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги согласно приложению № 3 (не приводится) к настоящему административному регламенту;
образец заполнения заявлений пользователей;
порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица Администрации, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги.
2.6.5. Требования к местам приема заявлений:
предоставление муниципальной услуги осуществляется в рабочих кабинетах архивного отдела (далее - кабинет). Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, наименованием структурного подразделения Администрации, фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

2.7. Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления муниципальной услуги в многофункциональных
центрах предоставления государственных и муниципальных услуг
и особенности предоставления муниципальной
услуги в электронном виде

2.7.1. Заявителям обеспечивается возможность получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги, форм заявлений и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги, в том числе с использованием региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Новгородской области" при наличии технической возможности.
2.7.2. Административные действия сотрудников архивного отдела по приему заявлений может осуществлять многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - "МФЦ") на основании соглашения, подписанного между Администрацией и МФЦ от 01.01.2013 № 21.

2.8. Другие положения, характеризующие требования
к предоставлению муниципальной услуги

2.8.1. Информирование пользователей осуществляется бесплатно.
2.8.2. Документы, указанные в подразделе пункта 2.2.2 настоящего административного регламента, могут быть направлены в архивный отдел почтовым отправлением с объявленной ценностью при его пересылке.
2.8.3. Пользователям предоставляется возможность для предварительной записи на прием к заведующей архивным отделом.
Предварительная запись может осуществляться пользователем при личном обращении или с использованием средств почтовой и телефонной связи.
При предварительной записи пользователь сообщает свои персональные данные и желаемое время посещения. Пользователю сообщаются дата и время приема.
2.8.4. Муниципальная услуга пользователям предоставляется бесплатно.

2.9. Порядок получения консультаций о предоставлении
муниципальной услуги

2.9.1. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляются специалистами архивного отдела Администрации муниципального района при личном контакте с пользователями, а также с использованием почтовой и телефонной связи.
При ответах на телефонные звонки и обращения граждан по вопросу получения муниципальной услуги специалисты архивного отдела обязаны:
начинать ответ на телефонный звонок с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок;
подробно в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке получения муниципальной услуги;
при невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы переадресовать звонок заявителя на другое должностное лицо;
избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету органа местного самоуправления;
соблюдать права и законные интересы заявителей.
2.9.2. Консультации предоставляются по следующим вопросам:
перечню документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных документов;
о правилах работы пользователей в рабочем кабинете;
времени приема и выдачи документов;
сроков предоставления муниципальной услуги;
порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
2.9.3. Консультации и прием специалистами архивного отдела граждан и организаций осуществляется в соответствии с режимом работы архивного отдела, указанным в пункте 2.1.2 настоящего административного регламента. Время консультирования по телефону не должно превышать 15 (пятнадцати) минут.
При информировании по письменным заявлениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на заявление направляется в срок, не превышающий 10 (десяти) дней со дня регистрации заявления, почтовой связью.
2.9.4. При личном обращении пользователей по вопросам предоставления муниципальной услуги прием осуществляют специалисты архивного отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги, в соответствии с графиком (режимом) работы архивного отдела, без предварительной записи в порядке очередности.
2.9.5. Время ожидания пользователя муниципальной услуги в очереди на консультацию к специалистам отдела, ответственным за организацию работы в рабочем кабинете, не должно превышать 15 (пятнадцати) минут.
Время консультирования посредством индивидуального устного информирования не должно превышать 15 (пятнадцати) минут.

2.10. Требования к оформлению документов,
представляемых пользователями

2.10.1. В заявлении указываются следующие обязательные характеристики:
а) для физического лица:
реквизиты лица (фамилия, имя, отчество физического лица);
б) для юридического лица:
реквизиты лица (полное наименование юридического лица).
2.10.2. Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом и распечатано посредством электронных печатающих устройств.
2.10.3. Заявление может быть оформлено как пользователем, так и, по его просьбе, специалистом, осуществляющим подготовку документов по предоставлению муниципальной услуги.
2.10.4. Заявление на предоставление муниципальной услуги формируется в 1 экземпляре и подписывается пользователем.
2.10.5. Копии документов, указанных в пункте 2.3.2 настоящего административного регламента, за исключением заявления, представляются вместе с оригиналами. После сличения оригинала документа и его копии к делу приобщается копия документа, а оригинал возвращается пользователю.
2.10.6. Копии документов, указанных в пункте 2.3.2 настоящего административного регламента, должны быть пронумерованы, заверены подписью заинтересованного лица либо подписью руководителя и печатью организации, представляющих документы, в случае отсутствия печати - подписью с расшифровкой.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур)

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрацию запросов пользователей;
анализ содержания и тематики поступивших личных заявлений и писем пользователей;
выдачу пользователю для заполнения анкеты установленного образца (приложение № 4 - не приводится) к настоящему административному регламенту;
консультирование пользователя о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, имеющихся в архиве справочниках, режиме работы в рабочей комнате, о правилах работы пользователей в рабочей комнате;
выдачу заявителю для заполнения бланка заказа на предоставление архивных документов, копий фонда пользования, описей (приложение № 5 - не приводится) к настоящему административному регламенту;
предоставление пользователям научно-справочного аппарата, архивных документов, фотодокументов под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала;
выдачу письма об отказе;
копирование научно-справочного аппарата и архивных документов.
3.1.2. Рассмотрение заявления или письма пользователя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и пользователь проинформирован о результатах его рассмотрения.
Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок-схеме, представленной в приложении № 3 к настоящему административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация запросов пользователей

3.2.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является представление комплекта документов, предусмотренных пунктом 2.3.2 настоящего административного регламента, направленных пользователем по почте или доставленных в архивный отдел лично либо посредством электронной почты.
3.2.1.1. Направление документов по почте.
Специалист архивного отдела регистрирует заявление или письмо пользователя в специальном журнале, где указывает:
регистрационный номер;
дату приема документов;
наименование пользователя;
наименование входящего документа;
дату и номер исходящего документа пользователя.
В день поступления документов специалист архивного отдела передает их заведующей архивным отделом.
3.2.1.2. Представление документов пользователем при личном обращении.
Специалист архивного отдела:
устанавливает предмет обращения, устанавливает личность пользователя, проверяет документ, удостоверяющий личность;
фиксирует получение документов путем внесения регистрационной записи в журнал, указывая:
регистрационный номер;
дату приема документов;
наименование пользователя;
наименование входящего документа;
дату и номер исходящего документа пользователя.
Передает заведующей отделом все документы в день их поступления.
3.2.1.3. При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Поступившие в архивный отдел заявления и письма регистрируются в день поступления.
Общий максимальный срок приема документов от физических лиц не должен превышать 15 (пятнадцати) минут.
Общий максимальный срок приема документов от юридических лиц не должен превышать 15 (пятнадцати) минут.
Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют заведующему архивным отделом письма направивших их органов или организаций.
Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, - личное заявление.
Специалисты архивного отдела знакомятся с официальным письмом, личным заявлением пользователя и передают его на рассмотрение заведующей архивным отделом.
После получения пользователем разрешения на допуск для пользования архивными документами в рабочей комнате специалист архивного отдела:
выдает пользователю для заполнения анкету;
знакомится с заполненной анкетой и сверяет занесенные в нее паспортные данные;
регистрирует пользователя в журнале регистрации посещений;
консультирует о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;
знакомит пользователя с режимом работы в рабочем кабинете, правилами работы пользователей;
выдает для заполнения бланк заказа на предоставление архивных документов, копий фонда пользования, описей.

3.3. Анализ содержания и тематики поступивших обращений
(запросов) пользователей

Основанием для начала действия является зарегистрированное личное заявление или письмо пользователя, в том числе направленное по почте или доставленное лично или по электронной почте в архивный отдел.
Специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение 10 (десяти) дней со дня поступления заявления или письма пользователя, поступившего по почте (в том числе электронной), в установленном порядке осуществляет анализ его содержания и тематики с использованием необходимых профессиональных навыков и имеющихся в архивном отделе информационных материалов, архивных справочников на бумажных носителях.
При этом определяются:
правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих сведения конфиденциального характера;
степень полноты информации, содержащейся в заявлении или письме пользователя и необходимой для его исполнения.
3.3.1. По итогам анализа заявления или письма пользователя специалист архивного отдела, ответственный за организацию предоставления муниципальной услуги:
при отсутствии запрашиваемых документов информирует об этом пользователя и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
дает мотивированный отказ пользователю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
При выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения заявления или письма пользователя или нечеткого, неправильно сформулированного обращения пользователя специалист архивного отдела письменно или по телефону запрашивает у пользователя дополнительные сведения, материалы, документы или их копии.
При обращении пользователя лично специалист архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, дает необходимую консультацию по предоставлению муниципальной услуги в день обращения.

4. Предоставление пользователям научно-справочного аппарата

4.1. Пользователям предоставляется научно-справочный материал к архивным документам (описи дел, каталоги и др.) на бумажном носителе.
4.2. Описи дел предоставляются пользователям под расписку за каждую единицу в журнале выдачи описей.
4.3. При получении описей дел пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии заведующей или специалиста архивного отдела.
4.4. При выявлении пользователем информации он может получить распечатку необходимой информации.
4.5. После каждого посещения пользователь сдает заведующей или специалисту архивного отдела все описи дел под роспись.

5. Предоставление пользователям архивных
документов, фотодокументов

5.1. На основании описей дел пользователь заполняет бланк заказа и передает его заведующей или специалисту архивного отдела. Бланк заказа должен быть заполнен разборчиво, без исправлений и помарок.
5.2. Архивные документы выдаются пользователю под расписку за каждую единицу хранения.
5.3. При получении дел пользователь проверяет их состояние и сохранность в присутствии специалиста архивного отдела. При обнаружении повреждения или дефекта дел, архивных документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом специалисту архивного отдела;
5.4. В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию, инициалы, характер проведенной работы (просмотр, выписки).
5.5. После каждого посещения рабочей комнаты пользователь сдает специалисту архивного отдела все дела. Специалист архивного отдела проверяет наличие дел и проводит полистную проверку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в журнале за возврат каждой единицы хранения.

6. Копирование научно-справочного аппарата
и архивных документов

6.1. При наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документированной информации: ксерокопирование, сканирование.
6.2. Пользователь заполняет бланк заказа, который должен содержать указание фамилии, имени и отчества пользователя, его адреса и телефона, основания для предоставления услуги (официальное письмо, личное заявление пользователя), темы, количество кадров, листов.
6.3. Копирование архивных документов пользователями самостоятельно производится в помещениях архивного отдела под контролем специалистов.
6.4. Рассмотрение обращения пользователя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и пользователь проинформирован о результатах его рассмотрения.

7. Выдача письма об отказе, отсрочке

7.1. Отказ, отсрочка в предоставлении пользователю муниципальной услуги допускается в случаях, предусмотренных в п. 2.4 настоящего административного регламента.

8. Порядок и формы контроля за предоставлением
муниципальной услуги

8.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги, определенных настоящим административным регламентом, и принятием решений специалистами осуществляется должностными лицами Администрации, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
8.2. Специалисты, ответственные за предоставление муниципальной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем административном регламенте.
Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
8.3. Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за:
несоблюдение и неисполнение положений настоящего административного регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Новгородской области.
8.4. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет заведующая архивным отделом в форме регулярных проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Новгородской области. По результатам проверок заведующая архивным отделом дает указания по устранению выявленных нарушений, контролирует их исполнение.
Периодичность осуществления текущего контроля - 1 раз в год и на основании обращений заявителя.
8.5. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется на основании индивидуальных правовых актов архивного отдела Администрации муниципального района и обращений заинтересованных лиц в целях выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) специалистов, а также проверки исполнения положений настоящего административного регламента.
8.6. Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании утвержденного графика проведения проверок) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заинтересованных лиц).
8.7. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

9. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
муниципальной услуги

9.1. Действия (бездействие) и решения лиц архивного отдела Администрации муниципального района, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9.2. Контроль деятельности архивного отдела осуществляет Администрация муниципального района.
Пользователи также могут обжаловать действия (бездействие):
служащих архивного отдела - заведующей архивным отделом;
заведующей архивным отделом - Главе муниципального района и его заместителям.
Пользователи могут обжаловать действия или бездействие архивного отдела в Администрацию муниципального района или в судебном порядке.
9.3. Пользователи имеют право обратиться в орган, предоставляющий муниципальную услугу с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) на бумажном носителе, в электронной форме.
Рассмотрение обращений заявителей осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новгородской области.
9.4. Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение об устранении нарушений и применении мер ответственности к специалисту, допустившему нарушение в ходе предоставления муниципальной услуги.
9.5. Ответственные лица архивного отдела проводят личный прием заявителей по жалобам в соответствии с режимом работы архивного отдела, указанным в пункте 2.1.2 настоящего административного регламента.
Личный прием проводится по предварительной записи с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, указанным в пункте 2.1.3 настоящего административного регламента.
Специалист, осуществляющий запись пользователей на личный прием с жалобой, информирует пользователя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве лица, осуществляющего прием.
9.6. При обращении пользователей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 15 рабочих дней с момента регистрации такого обращения, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у пользователя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
9.7. Пользователь в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействия) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения пользователя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых пользователь не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Пользователем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
9.8. По результатам рассмотрения жалобы ответственным лицом принимается решение об удовлетворении требований пользователя либо об отказе в удовлетворении жалобы (приложение № 6 к настоящему административному регламенту - не приводится).
Не позднее дня, следующего за днем принятия указанного решения, пользователю в письменной форме и, по желанию пользователя, в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
9.9. Если в письменном обращении, не указаны фамилия пользователя, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
9.10. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
9.11. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается пользователю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
9.12. Если в письменном обращении пользователя содержится вопрос, на который пользователю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то ответственное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с пользователем по данному вопросу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение.
9.13. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, пользователю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
9.14. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, пользователь вправе вновь направить повторное обращение.
9.15. Пользователи вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия или бездействие лиц архивного отдела, в судебном порядке.
9.16. Пользователи могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений настоящего административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:
по номерам телефонов, содержащимся в пункте 2.1.3 к настоящему административному регламенту;
на интернет-сайт и по электронной почте органов, предоставляющих муниципальную услугу (в случае его наличия).
9.17. Сообщение пользователя должно содержать следующую информацию:
фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;
наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы пользователя;
суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
сведения о способе информирования пользователя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.
9.18. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления уполномоченное на рассмотрение жалобы должностное лицо незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.


------------------------------------------------------------------